Πώς να Δώσω Feedback: 5 Συμβουλές και Τεχνικές
Πώς να δώσω Feedback με αποτελεσματικότητα και υποστήριξη; Το feedback, ή αλλιώς η ανατροφοδότηση, είναι κάτι που όλοι είτε δίνουμε είτε δεχόμαστε. Το συναντάμε στις προσωπικές και επαγγελματικές μας σχέσεις ανεξαρτήτως αντικειμένου. Πώς όμως μπορούμε να δώσουμε feedback με τρόπο αποτελεσματικό και υποστηρικτικό; Παρά τις καλές μας προθέσεις, η διαδικασία αυτή δεν είναι πάντα εύκολη, ειδικά όταν πρόκειται για αρνητικά σχόλια. Η προσέγγιση που επιλέγουμε, από την ειλικρίνεια μέχρι τον τόνο, κάνει τη διαφορά στον τρόπο με τον οποίο το feedback γίνεται αποδεκτό και αξιοποιείται.
Τι είναι λοιπόν το feedback; Πρόκειται για την πληροφόρηση που δίνουμε σε κάποιον σχετικά με την απόδοση ή τη συμπεριφορά του, με στόχο να ενισχύσουμε την ανάπτυξή του. Στα επαγγελματικά περιβάλλοντα, το feedback είναι απαραίτητο για τη διαρκή βελτίωση μας. Σκοπός του είναι να βοηθήσει το άτομο να κατανοήσει τι κάνει καλά και πού μπορεί να βελτιωθεί.
Όταν είναι θετικό ενισχύει την αυτοπεποίθησή μας και μας γεμίζει με κίνητρο. Όταν όμως είναι αρνητικό, τα πράγματα κάπως αλλάζουν. Παρόλο που είναι για την προσωπική μας εξέλιξη και βελτίωση πολλές φορές δεν το διαχειριζόμαστε όπως θα έπρεπε. Γινόμαστε αμυντικοί, απογοητευόμαστε και αποσυντονιζόμαστε. Ειδικά αν δε δοθεί με τον σωστό τρόπο, τα αρνητικά συναισθήματα μπορούν να μας κυριεύσουν και αποθαρρύνουν.
Ο λανθασμένος τρόπος για ανατροφοδότηση συχνά πηγάζει από αυθορμητισμό και περιλαμβάνει αφιλτράριστο σχολιασμό, χωρίς προετοιμασία και στόχο. Είναι σημαντικό να προετοιμαζόμαστε κατάλληλα όταν αξιολογούμε την εργασία κάποιου άλλου. Πριν ξεκινήσουμε, καλό είναι να ρωτήσουμε αν το άτομο είναι ανοιχτό να ακούσει την αξιολόγησή μας με απόλυτη ειλικρίνεια. Αν η απάντηση είναι θετική, ακολουθούν πέντε τεχνικές που μπορούν να κάνουν το feedback πιο αποτελεσματικό και εποικοδομητικό.
1. Τεχνική Σάντουιτς
Η τεχνική αυτή χρησιμοποιεί μια δομή “θετικό-αρνητικό-θετικό” για να μεταφέρει εποικοδομητικά την κριτική. Ξεκινάμε με θετικό σχόλιο, ακολουθεί ένα σημείο που απαιτεί βελτίωση, και τελειώνουμε με άλλο ένα θετικό σχόλιο για να κλείσει η συζήτηση σε αισιόδοξο τόνο.
Το “ψωμί” είναι τα θετικά σημεία που θέλουμε να επισημάνουμε, ενώ η γέμιση το αρνητικό. Αρχίζουμε δηλαδή με μια θετική παρατήρηση τύπου “Η συνεισφορά σου στο συγκεκριμένο πρότζεκτ ήταν πολύ σημαντική”. Συνεχίζουμε με τα σημεία που απαιτούν βελτίωση τύπου “θα χρειαστεί μεγαλύτερη προσοχή στη διαχείριση χρόνου και προθεσμιών”. Τελειώνουμε πάλι με ένα θετικό για να κλείσουμε τη συζήτηση με μια όμορφη χροιά τύπου “αλλά γενικότερα η δημιουργικότητά έδωσε ιδιαίτερη πινελιά για να βγει αυτό το αποτέλεσμα”.
Πλεονεκτήματα:
- Προσφέρει ένα πιο ήπιο τρόπο να εντοπιστούν τα σημεία βελτίωσης, διατηρώντας θετικό κλίμα.
- Δίνει έμφαση στα δυνατά σημεία του ατόμου, μειώνοντας την αμυντική στάση.
- Διατηρεί υψηλά το ηθικό του ατόμου και ενισχύει την αυτοπεποίθησή του.
- Η δομή της τεχνικής κάνει πιο εύκολη την αποδοχή της κριτικής από την πλευρά του ατόμου.
Μειονεκτήματα:
- Μπορεί να φανεί ανειλικρινής ή προσποιητή αν δεν εκτελεστεί με προσοχή.
- Ενδέχεται να αποπροσανατολίσει το άτομο από το πραγματικό σημείο που χρειάζεται βελτίωση.
- Κάποια άτομα ενδέχεται να επικεντρωθούν μόνο στα θετικά σημεία και να παραβλέψουν την κριτική.
2. Μοντέλο Κατάστασης-Συμπεριφοράς-Αντίκτυπου (Situation-Behavior-Impact Model)
Αναλύει την κριτική περιγράφοντας μια συγκεκριμένη κατάσταση, τη συμπεριφορά που παρατηρήθηκε και τον αντίκτυπο της συμπεριφοράς. Βοηθά στην αντικειμενική ανάλυση του γεγονότος, με στόχο να κατανοηθεί καλύτερα το αποτέλεσμα των πράξεων του ατόμου.
Ξεκινάμε με το να αναλύσουμε την κατάσταση ή ένα γεγονός. Εξηγούμε τη συμπεριφορά που παρατηρήσαμε και κάνουμε ξεκάθαρες τις επιπτώσεις που είχε. Για παράδειγμα “Κατά τη διάρκεια του τελευταίου project, παρατήρησα ότι υπέβαλες το κομμάτι σου αργά. Αυτό δημιούργησε άγχος σε όλη την ομάδα και οδήγησε στο να καθυστερήσουμε το έργο”.
Πλεονεκτήματα:
- Είναι σαφές και βοηθά το άτομο να κατανοήσει συγκεκριμένα τον αντίκτυπο των πράξεών του.
- Ενισχύει την υπευθυνότητα και προάγει τη βελτίωση.
- Ενισχύει την αντικειμενικότητα στην ανατροφοδότηση, προσφέροντας σαφείς κατευθυντήριες γραμμές.
- Βοηθά στη βελτίωση της κατανόησης για την επίδραση της συμπεριφοράς στη συνολική απόδοση της ομάδας.
Μειονεκτήματα:
- Μπορεί να φανεί αυστηρό ή υπερβολικά άμεσο, οδηγώντας σε αμυντικές αντιδράσεις.
- Χρειάζεται σωστή παρουσίαση για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις.
- Ενδέχεται να οδηγήσει σε υπερβολική ανάλυση, εάν δεν εστιάσει στα κύρια σημεία.
- Μπορεί να παραβλεφθούν θετικά στοιχεία αν η έμφαση είναι μόνο στις επιπτώσεις.
3. Ανατροφοδότηση 360 μοιρών (360-Degree Feedback)
Αυτή η μέθοδος συγκεντρώνει αξιολογήσεις από διαφορετικές πηγές – όπως προϊσταμένους, συναδέλφους και υφισταμένους – για να προσφέρει μια σφαιρική άποψη των δυνατοτήτων και των αδυναμιών του ατόμου. Οι πληροφορίες οργανώνονται και επικοινωνούνται στο άτομο μέσα από μια συνολική αναφορά.
Πλεονεκτήματα:
- Προσφέρει μια ολοκληρωμένη και σφαιρική εικόνα του ατόμου από πολλαπλές οπτικές γωνίες.
- Δίνει τη δυνατότητα εντοπισμού κρυφών δυνάμεων ή αδυναμιών.
- Ενισχύει τη διαφάνεια και τη συνεργασία, διότι εμπλέκει όλα τα επίπεδα μιας ομάδας.
- Η σφαιρική οπτική προσφέρει ισορροπημένη ανατροφοδότηση και αποφεύγει τις μεροληπτικές κρίσεις.
Μειονεκτήματα:
- Μπορεί να προκαλέσει σύγχυση ή άγχος, ειδικά όταν υπάρχουν αντιφατικές απόψεις.
- Απαιτεί καλή οργάνωση και χρόνο για τη συλλογή και ανάλυση όλων των απόψεων.
- Ενδέχεται να μην αποδίδει ακριβή εικόνα όταν κάποιες πηγές δεν παρέχουν ειλικρινή αξιολόγηση.
- Μπορεί να δημιουργήσει ένταση στις σχέσεις, ειδικά αν το feedback δεν είναι ανώνυμο.
4. Feedforward
Η συγκεκριμένη τεχνική εστιάζει σε μελλοντικές διορθώσεις κι όχι σε παρελθοντικά λάθη. Δεν εστιάζουμε στο τι δεν πήγε καλά στο παρελθόν. Αντ’ αυτού, προτείνουμε συγκεκριμένα βήματα και στρατηγικές που μπορεί να ακολουθήσει το άτομο για να εξελιχθεί από δω και πέρα. Για παράδειγμα, αντί να πεις ότι “Άργησες σε πολλές προθεσμίες”, μπορείς να πεις “Δοκίμασε να χρησιμοποιήσεις ένα πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου για να παρακολουθείς τις προθεσμίες πιο αποτελεσματικά”. Ο στόχος είναι να παρέχει καθοδήγηση για θετική αλλαγή, χωρίς να αναφέρεται υπερβολικά σε αδυναμίες του ατόμου.
Πλεονεκτήματα:
- Ενισχύει την προσαρμοστικότητα του ατόμου σε νέες συνθήκες και απαιτήσεις.
- Δημιουργεί κίνητρο για συνεχή προσωπική και επαγγελματική βελτίωση.
- Βοηθά στη δημιουργία θετικής προοπτικής, ενθαρρύνοντας το άτομο να εστιάσει στην εξέλιξη.
- Μειώνει τον κίνδυνο αμυντικής στάσης, ενισχύοντας την προθυμία για βελτίωση.
Μειονεκτήματα:
- Μπορεί να παραλείψει κρίσιμα σημεία που απαιτούν διόρθωση.
- Η υπερβολική εστίαση στο μέλλον ίσως περιορίσει την κατανόηση των λαθών του παρελθόντος.
- Χωρίς σαφείς αναφορές στο παρελθόν, μπορεί να δυσκολέψει το άτομο να συνειδητοποιήσει τις ρίζες των προβλημάτων.
- Ενδέχεται να παραβλέπει σημαντικές λεπτομέρειες που θα μπορούσαν να αποτρέψουν μελλοντικά σφάλματα.
5. Peer Feedback
Είναι η διαδικασία όπου οι συνάδελφοι παρέχουν ο ένας στον άλλον σχόλια σχετικά με την απόδοση και τις ικανότητές τους. Σίγουρα είναι πιο ριψοκίνδυνη μέθοδος αλλά αν γίνει σωστά μπορεί να έχει πολύ όμορφα και συνεργατικά αποτελέσματα.
‘Ενα παράδειγμα είναι “Μου άρεσε πολύ ο τρόπος που παρουσίασες τις ιδέες σου. Ίσως να μπορείς να προσθέσεις περισσότερα παραδείγματα στην επόμενη παρουσίαση για να γίνει πιο κατανοητή”. Η επιτυχία της τεχνικής εξαρτάται από την αμοιβαία κατανόηση και τον σεβασμό.
Πλεονεκτήματα:
- Προάγει τη διαφάνεια, την εμπιστοσύνη και την ομαδικότητα.
- Προσφέρει τη δυνατότητα άμεσης ανατροφοδότησης σε ένα πιο φιλικό περιβάλλον.
- Ενισχύει την αλληλοϋποστήριξη στην ομάδα, βελτιώνοντας την επικοινωνία και τη συνοχή.
- Παρέχει τη δυνατότητα άμεσων βελτιώσεων, αφού γίνεται σε πραγματικό χρόνο.
Μειονεκτήματα:
- Μπορεί να δημιουργήσει αμηχανία ή να επηρεάσει τις σχέσεις μεταξύ συναδέλφων.
- Κινδυνεύει να οδηγήσει σε προκαταλήψεις, αν δε διατηρηθεί η αντικειμενικότητα.
- Οι διαφορετικές προσωπικότητες ενδέχεται να δημιουργήσουν προστριβές ή αντιπαραθέσεις.
- Ο κίνδυνος μεροληπτικών σχολίων αυξάνεται, ειδικά όταν υπάρχουν προσωπικές διαφορές.
Όποια μέθοδο κι αν χρησιμοποιήσουμε, η ευγένεια, η επιλογή των σωστών λέξεων και ο τόνος της φωνής έχουν καθοριστική σημασία. Στόχος είναι πάντα η ουσιαστική βελτίωση. Η ανατροφοδότηση είναι μια ευκαιρία για προσωπική και επαγγελματική εξέλιξη και ανάπτυξη. Όταν προσφέρουμε ή λαμβάνουμε feedback, είναι σημαντικό να βλέπουμε τη μεγαλύτερη εικόνα. Έτσι, το feedback δεν παραμένει απλώς ως σχόλιο, αλλά γίνεται ένα μέσο που ενισχύει την κατανόηση και τη συνεργασία. Με αυτόν τον τρόπο, καλλιεργούμε ανοιχτούς διαλόγους που οδηγούν στη συνεχή πρόοδο και ενδυναμώνουν την εμπιστοσύνη.
